Ventajas y Desventajas

Ventajas y Desventajas de la Combinación de Correspondencia en WORD

Hemos llegado al tercer modulo durante esta semana, por lo que ahora opinaras mediante comentario aquí abajo las VENTAJAS y DESVENTAJAS de lo combinación de correspondencia.

Aquí te dejo un link donde puedes ampliar información al respecto.

https://support.microsoft.com/es-es/help/826838/frequently-asked-questions-about-the-mail-merge-feature-in-word-2003-w

opina aquí 

Bloque III. Herramientas Avanzadas de Software de Aplicación

Herramientas Avanzadas de Software de Aplicación

En esta sección encontrarás temas acerca del Bloque III de la Asignatura de Informática II. En esta ocasión hablaremos acerca del Procesador de Textos Word. 

En este proceso, sugiero avanzar con calma, tomar notas, y realizar las actividades sugeridas. 

Las publicaciones se encuentran ordenadas en una estructura que permite comprender mejor los contenidos del plan de clase publicado por tu profesor.

Éxito y suerte en tus lecturas y participaciones.

Semana del 20 al 24 de abril

• Recuperación de conceptos.
• Combinar Correspondencia.

Combinar Correspondencia

Cómo combinar correspondencia en Word

En las empresas, organizaciones y escuelas de cualquier tipo es relativamente habitual generar un mismo tipo de escrito (mailing), en el que sólo cambien pequeños detalles de un documento a otro. Pues bien, el proceso para automatizar este trámite, es lo que en Word se denomina combinar correspondencia.

Antes de empezar ¿qué necesito?

Dos elementos son fundamentales en esta operación; por un lado tendremos el documento a crear, que puede ser una carta, un correo electrónico, un sobre, una etiqueta o un directorio. Por otro, es necesario contar con una tabla en la que figuren los datos cambiantes, y que pueden estar recogidos en una tabla de Word, Excel o Access.

¡Listo!, supongamos que quiero crear una carta

Por ejemplo, vamos a crear una carta en la que se solicite a los padres una autorización para que sus hijos vayan a una excursión.

Para hacer el proceso lo más sencillo posible, te recomiendo que tengas creada de antemano la tabla con los datos de los niños, por ejemplo con el archivo permisos.xlsx

Importante: una vez tengas creada la tabla, guarda y !!cierra el archivo!!  Ya lo tendrás listo.

Entonces, abre Word para iniciar un documento nuevo y sitúate en la cinta Correspondencia. 

En el primer paso del proceso haz clic en el botón Iniciar combinación de correspondencia y elige Carta.

En el segundo paso, en el botón Seleccionar destinatarios haz clic sobre Usar una lista existente. 

Si has seguido las instrucciones de manera correcta, el botón Editar lista de destinatarios aparecerá disponible

Ahora que ya has avisado a Word del documento que quieres conseguir y de dónde tienes que tomar los datos que varían de una carta a la siguiente, es el momento de escribir el contenido de la misma; por ejemplo: 

Si prestas atención a la imagen podrás comprobar qué, en distintas zonas del documento aparecen los términos «Nombre» «Apellido1» y «Apellido2». Recuerda que estos son los campos originales de la tabla de Excel y, al incluirlos en la carta, Word los sustituirá por cada una de los alumnos en el resultado final.

Pero cómo le digo a Word que quiero utilizar un campo de la tabla

Muy sencillo; imagina que quieres insertar en el texto el campo Nombre, lo único que tienes que hacer es pulsar el botón Insertar campo combinado de la cinta Correspondencia y escoger el campo que te interese, tantas veces como quieras.

Todo preparado

Si ya tienes la carta terminada y formateada, te aconsejo que la guardes antes de emprender la siguiente fase, por lo que pueda pasar

 

Ahora es el momento de ver cómo va a quedar el documento final, es decir, vamos a hacer una prueba por si hubiera que hacer algún ajuste de formato antes de generar la correspondencia. Para ello, sólo es necesario pulsar el botón Vista previa de resultados y podrás comprobar que los campos son sustituidos por el primer registro de la tabla, aunque con los botones de desplazamientos de registro puedes hacer más pruebas.

Si fuera necesario, realiza las modificaciones necesarias y vuelve a guardar el escrito original. Si todo está bien, ya puedes generar el documento final con el último botón de la cinta Correspondencia en el que podrás escoger entre generar un documento con tantas cartas como registros existan en la tabla o imprimir las autorizaciones de manera directa, ¡tú eliges!

Si eliges la primera opción, recuerda que no es necesario guardar el documento ya que en cualquier momento puedes volver a generarlo a partir del escrito original.

Aquí esta un resumen de todo lo dicho para que me quede claro. Toma Nota porque regresando al plantel habrá evaluaciones al respecto.

1. Toma nota de los pasos recomendados para efectuar una combinación de correspondencia en Word.
2. Crear la tabla con los datos personalizados, guardar y cerrar el archivo.
3. Iniciar la correspondencia indicando a Word el tipo de documento que vamos a generar.
4. Asociar la tabla al escrito mediante la selección de una lista existente.
5. Escribir el texto e insertar los campos combinados cada vez que sea necesario.
6. Formatear y guardar.
7. Verificar el resultado final con la vista previa y modificar si es conveniente.
8. Finalizar la combinación escogiendo el resultado final.

Si has llegado con éxito hasta este punto, y si fuiste haciendo una practica en tu PC, solo queda ver tus resultados satisfactorios.

Amplia tus conocimientos con este video de Youtube

Combinar Correspondencia

Ahora opina en los comentarios que piensas de este tema

Procesadores

¿QUE ES UN PROCESADOR DE TEXTO?

La llegada de los procesadores de texto a los centros educativos nos ofrece una extraordinaria posibilidad de realizar actividades nuevas y variadas. Son programas que además de permitirnos manipular textos de forma fácil y rápida con las herramientas de copiar, cortar, pegar, etc., incluyen correctores ortográficos y gramaticales que se activan en varios idiomas, entre ellos inglés. Uno de los procesadores de texto más utilizados es Microsoft Word de la empresa Microsoft; Pages de la la empresa Apple; y el procesador de textos gratuito llamado Writer, de la familia Open Office.

Estos programas ofrecen al alumno la posibilidad de mejorar la presentación de sus trabajos sin mucho esfuerzo. Rescribir un texto es más motivador cuando puede ser hecho de forma rápida, fácil y relativamente sin esfuerzo corrigiendo sólo aquellas partes que contienen errores, principalmente errores ortográficos y algunos errores gramaticales como conjugaciones de verbos, etc.

1. Word (Microsoft)
2. Writer (Open Office)
3. Pages (Apple)

Participa en los comentarios de acuerdo al plan de clase que tu Profesor te mando

Caracteristicas

CARACTERÍSTICAS

Se puede escribir todo un documento de varias páginas de una sola vez

1. Se pueden hacer modificaciones al contenido, como: incrustar imágenes, mover o duplicar bloques de texto completo.
2. Se puede reemplazar o cambiar palabras o frases repetidas por otro contenido con suma rapidez.
3. Se pueden hacer cambios en el estilo, tipo, tamaños y colores de letras, etc.
4. Se pueden hacer correcciones ortográficas rápidamente.
5. Se pueden hacer documentos que sirvan como plantillas.
6. Referencia Cruzada con la sección y la página que le corresponde.
7. Índice de palabras claves y su número de página.
8. Numeración de páginas.
9. Envío de cartas utilizando una carta como plantilla y una base de datos de nombres y direcciones.
10. Tabla de Figuras con títulos y la página correspondiente.
11. Numeración de las notas en el pie de página.
12. Tabla de Contenidos con títulos y sus páginas.
13. Permite al usuario el aplicar:

-Estilos (En títulos, subtítulos, párrafos, etc,)

Los procesadores de texto también permiten intercalar imágenes y distintos tipos de gráficos dentro del texto, lo que permite crear documentos más avanzados al no limitarse a las palabras escritas.